Die STSMA reguleer verskeie aspekte rakende die bestuur van deeltitelskemas.
6.1 Regspersoon
Die eienaars van al die dele in die skema staan gesamentlik bekend as die regspersoon. In terme van die STSMA het die regspersoon sekere bevoegdhede. Die regspersoon is verplig om minstens een keer 'n jaar 'n algemene jaarvergadering te hou. By vergaderings van die regspersoon kan die eienaars stem oor kwessies wat relevant is tot die deeltitelskema, soos byvoorbeeld om trustees of 'n bestuursagent aan te stel.
6.1.1 Doel en funksies van die regspersoon
Die hoofdoel van die regspersoon is om die reëls af te dwing en om die gemeenskaplike eiendom te beheer, te administreer en te bestuur tot voordeel van alle eienaars, asook om die funksies wat ingevolge die STSMA aan die regspersoon toevertrou is, te verrig. Dit sluit onder andere in:
- Om trustees aan te stel en die pligte van die trustees duidelik uiteen te sit;
- Om'n heffingsfonds te vestig en in stand te hou, wat eerstens sal bestaan uit'n administratiewe fonds wat alle herstel- en onderhoudskoste, versekeringspremies en bestuur en oudit uitgawes dek. Tweedens moet'n reserwefonds gevestig word vir die befondsing van toekomstige instandhouding en herstelwerk;
- Om die bedrae, gebaseer op die deelnemingskwota of die genomineerde waarde, wat deur die eienaars betaal moet word vas te stel. Die fondse word gedeponeer in 'n rekening wat deur die regspersoon geopen en bestuur word.
- Om die geboue te verseker en om dit verseker te hou vir die vervangingswaarde daarvan teen vuur en ander risiko’s waarop die eienaars kan besluit by wyse van 'n spesiale resolusie.
- Om die daaglikse herstelwerk te doen en om die gemeenskaplike eiendom in ’n goeie toestand te onderhou.
6.1.2 Bevoegdhede van die regspersoon (Artikels 4 & 5 van die STSMA)
Die STSMA bevat "normale magte" en "addisionele magte" van die regspersoon en dit sluit die volgende bevoegdhede in:
- Om bestuursagente en werknemers aan te stel;
- Om die skema se gemeenskaplike eiendom, grasperke, tuine en ontspanningsgeriewe op te rig en te onderhou tot die voordeel van alle inwoners;
- Om die terugbetaling van bedrae verskuldig aan die skema sowel as die rente daarop te eis, veral ten opsigte van onbetaalde bydraes en heffings;
- Om enige geld te belê wat in die skema se reserwe– en administratiewe fonds betaal word vir die herstel en instandhouding van die gemeenskaplike eiendom;
- Om 'n ooreenkoms met die plaaslike owerheid aan te gaan vir die verskaffing van elektrisiteit, water, gas, sanitêre- en ander dienste;
- Om'n ooreenkoms met enige eienaar of inwoner van'n deel aan te gaan vir die voorsiening van geriewe of dienste deur die regspersoon aan sulke persone. Dit sluit die reg in om'n gedeelte van die gemeenskaplike eiendom aan so'n persoon te verhuur; en om in die algemeen alles te doen wat nodig sou wees om die reëls rakende die beheer, bestuur en administrasie van die skema af te dwing;
- Om die herafbakening en sessie van uitsluitlike gebruiksgebiede aan sekere eienaars te versoek;
- Om toe te laat dat serwitute ten gunste van of oor die gemeenskaplike eiendom geregistreer word; en
- Om die uitbreiding van 'n eenheid goed te keur.
6.1.3 Besluite van die regspersoon
Die regspersoon neem besluite by wyse van resolusies geneem op vergaderings van die regspersoon.
Die regspersoon moet minstens een maal per jaar 'n vergadering hou welke vergadering 'n algemene jaarvergadering genoem word (AJV). Dit is ook moontlik om ander vergaderings te hou welke spesiale algemene vergaderings genoem word.
Stemreg speel 'n rol in die vergaderings van die regspersoon. Wanneer 'n vergadering beplan word waarop 'n resolusie geneem gaan word moet die regspersoon skriftelike kennis van die vergadering asook die besonderhede van die voorgestelde resolusie aan die eienaars in die skema gee.
Lede kan by hierdie vergaderings by wyse van volmag verteenwoordig word, mits die persoon wat as gevolmagtigde optree, nie meer as twee lede verteenwoordig nie.
Die lede se stemme kan óf bereken word volgens "waarde" óf volgens "getal".
- Wanneer stemme volgens getal bereken word, sal elke lid slegs een stem hê, ongeag die aantal eenhede wat daardie lid besit. In hierdie gevalle, sal die deelnemingskwota geallokeer aan 'n eenheid geen uitwerking hê op die uitkoms van die stem nie, omdat elke lid se stem dieselfde gewig sal dra.
- Wanneer stemme volgens waarde bereken word, word elke lid se stem op een van die volgende maniere bereken:
- As die totaal van die deelnemingskwotas van al die eenhede wat in daardie lid se naam geregistreer is. Met ander woorde, hoe meer eenhede jy in die skema besit, hoe meer gewig sal jou stem dra. Dieselfde sal geld as jou eenheid se deelnemingskwota groter is as die ander eenhede in die skema; of
- In ooreenstemming met 'n reël wat deur die regspersoon gemaak word, wat 'n formule anders as die deelnemingskwota voorskryf.
'n Lid is nie geregtig om oor gewone besluite te stem as hy/sy versuim of weier om enige bedrag wat verskuldig is aan die regspersoon te betaal, nadat'n hof of bevoegde liggaam'n vonnis of bevel gegee het vir betaling van daardie bedrag nie. Die lid mag ook nie stem indien hy/sy voortgaan met die oortreding van enige van die gedragsreëls van die regspersoon nadat'n hof of'n bevoegde liggaam beveel het dat hy/sy hom-of haarself daarvan moet weerhou om die gedragsreëls te oortree nie. Hierdie diskwalifikasie geld nie vir spesiale- of eenparige besluite nie.
Die uitkoms van elke stem moet deur die voorsitter van die vergadering aangekondig word en in die notule van die vergadering aangeteken word.
Die STSMA maak voorsiening vir twee verskillende tipes resolusies, afhangende van die erns of belangrikheid van die aangeleentheid asook om die lede van die regspersoon te beskerm.
a) Eenparige besluite
Die STSMA definieer 'n ‘eenparige besluit’ as 'n besluit wat eenparig geneem is deur al die lede van 'n regspersoon. Ten minste 80%, bereken volgens waarde en getal, van die stemme van al die lede van die regspersoon teenwoordig moes gestem het ten gunste van die besluit alternatiewelik moes al die lede van die regspersoon skriftelik daartoe ingestem het.
Met ander woorde, indien 'n besluit geneem word by 'n vergadering, moet elke lid wat teenwoordig is ten gunste van die besluit stem en ten minste 80% van alle lede moet teenwoordig wees.
Indien die besluit skriftelik geneem word, (by wyse van 'n rondomtalie resolusie) moet alle lede ten gunste van die besluit stem. Daar moet met ander woorde 'n 100% stem ten gunste van die besluit wees.
b) Spesiale besluite
Die STSMA definieer 'n ‘spesiale besluit’ as 'n besluit geneem deur ten minste 75%, gereken in beide getal en waarde, van die stemme van die lede van 'n regspersoon wat teenwoordig is by 'n algemene vergadering of skriftelik daartoe ingestem deur 75% van die lede, gereken in beide getal en waarde, van alle stemme.
Die kworum vereistes moet steeds aan voldoen word. As daar vier of minder lede in 'n regspersoon is sal daar 'n kworum wees indien twee derdes van die totale stemme, gereken in waarde, teenwoordig is.
Vir enige ander skema ('n skema met meer as vier lede), sal 'n kworum bereik word wanneer lede wat ten minste een derde van die stemme, gereken in waarde, teenwoordig is, op die voorwaarde dat daar ten minste twee persone teenwoordig is by enige vergadering.
6.2 Trustees
Die regspersoon kan, in terme van die STSMA, 'n aantal mense aanstel (wat eienaars van eenhede is of nie) wat die dag-tot-dag bestuur van die deeltitelskema hanteer. Indien'n skema bestaan uit minder as vier lede wat eienaars van dele is, word elke lid as'n trustee beskou sonder verkiesing tot die amp. Die trustees het'n fidusiêre verpligting teenoor die regspersoon. Dit impliseer dat hulle altyd in goeder trou en eerlikheid teenoor die regspersoon moet handel wanneer hulle met enige sake handel, en moet altyd in belang en tot voordeel van die regspersoon optree.
Die STSMA maak bv. uitdruklik voorsiening daarvoor dat die trustees moet toestemming gee vir die onderverdeling of konsolidasie van dele deur die eienaars. Die verdere besluitnemingsbevoegdhede kan uiteengesit word in die reëls van die skema wat kan definieer watter besluite die trustees op hul eie mag neem.
6.3 Bestuursagent
'n ‘Bestuursagent' is'n instelling wat spesialiseer in die invordering van heffings, asook die bestuur,- administrasie- en sekretariële funksies van deeltitelskemas. Bestuursagente tree op as die 'middelman' tussen inwoners van die skema en die trustees. Dit is nie verpligtend om'n bestuursagent aan te stel nie en die regspersoon of trustees kan self na hierdie funksies omsien, indien hulle dit so verkies. Die bestuursagent word aanvanklik deur die ontwikkelaar aangestel, maar die regspersoon kan die bestuursagent by die eerste of latere algemene jaarvergaderings vervang.
Daar is twee tipes bestuursagente:
- 'n Gewone bestuursagent staan die trustees normaalweg by met die bestuur van die skema. Hulle sal oor die algemeen daaglikse bestuurstake uitvoer en die primêre verantwoordelikheid neem vir administratiewe- en rekordhoudingtake, sowel as bystand verleen in die fisiese bestuur van die skema.'n Gewone bestuursagent kan deur die regspersoon aangestel word om gespesifiseerde finansiële,- sekretariële,- administratiewe-of ander bestuursdienste onder die toesig van die trustees uit te voer.'n Bestuursooreenkoms mag nie langer as drie jaar duur nie
- 'n Uitvoerende bestuursagent word deur die trustees aangestel om die funksies van die trustees in totaliteit oor te neem.'n Uitvoerende bestuursagent kan, deur middel van 'n spesiale besluit en aansoek aan die Ombud, deur die regspersoon aangestel word om die funksies te verrig en die bevoegdhede uit te oefen wat andersins deur die trustees uitgevoer en uitgeoefen sou word.